推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-22 23:48:37   浏览:9208   来源:法律资料网
下载地址: 点击此处下载
推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

下载地址: 点击此处下载

厦门市早餐工程督导员管理暂行规定

福建省厦门市人民政府办公厅


厦门市早餐工程督导员管理暂行规定
厦门市人民政府办公厅



为充分发挥我市早餐工程督导员在规范早餐市场中的作用,特制定本规定。
一、早餐工程督导员的基本条件
1、热爱本职,责任心强,吃苦耐劳;
2、信守职业道德,遵纪守法,坚持原则,公道正派,不循私情;
3、熟悉早餐工程管理暂行规定及相关的法律法规;
4、掌握早餐工程承办企业的生产和销售情况及其产品的品种、规格、价格、数量、口味特点等情况。
二、早餐督导员的工作职责
1、根据早餐销售车的售卖时间、分布地点合理安排检查时间和路线,保证餐车经常处于监督之下;
2、监督早餐工程承办企业按照有关规定进行生产;及时发现早餐生产和销售中出现的问题,向有关部门报告;
3、经常检查早餐工程承办企业的生产情况和早餐销售车(手推车、配送销售汽车)执行早餐工程管理暂行规定的情况;
4、及时发现冒牌早餐销售车和“三无”早餐作坊,并向有关部门报告;
5、注意收集费者对早餐工程食品的意见;及时向早餐工程承办企业反馈并督促其改进;
6、按时向规范早餐工程领导小组办公室(下称办公室)汇报早餐的生产和销售情况,反馈早餐市场信息,提出加强早餐市场管理的合理化建议。
三、早餐工程督导员的管理
1、由办公室与督导员签定工作协议、发放聘书;聘用时间暂定为一年;
2、由督导员选出一名队长,负责督导员的日常管理和与有关部门的联系;
3、每月集中向办公室汇报一次早餐督导员工作的情况,遇重大事项及时报告;
4、督导员的工作补贴及交通费经规范早餐工程领导小组批准后由办公室按月发放;
5、规范早餐工程领导小组每年对督导员的工作情况作一次考核,对认真履行工作职责者,给予表彰和奖励。



1999年7月10日

浙江省融资租赁管理暂行规定

浙江省人民政府


浙江省融资租赁管理暂行规定

省政府令第27号


现发布《浙江省融资租赁管理暂行规定》,自发布之日起施行。
          

省 长 葛洪升         
一九九二年六月十六日



  第一章 总  则
  第一条 为了促进融资租赁业发展,加强对融资租赁事业的管理,推进企业技术进步,加快我省经济建设,根据国家有关法律、法规,结合本省实际,制定本规定。
  第二条 本规定所称融资租赁系指由出租人融通资金为承租人提供设备,承租人按融资租赁合同规定交付租金,具有融资、融物双重内容,涉及出租人、承租人和供货人三方当事人,并由两个或两个以上合同构成的融资性租赁交易。
  第三条 融资租赁业务由依法设立的融资租赁公司经营,公司实行独立核算、自负盈亏、自主经营、自我发展。
  融资租赁公司应通过融资租赁方式引进先进技术设备,加快企业技术改造,增强产品的竞争能力,增加出口创汇,提高经济效益。
  第四条 中国人民银行浙江省分行是全省融资租赁公司的业务主管机关,对融资租赁公司实行领导、管理、协调、监督、稽核。

  第二章 融资租赁公司的设立与管理
  第五条 设立融资租赁公司必须具备下列条件:
  (一)确属经济发展需要,具有同其规模相适应的业务量;
  (二)具有规定数额的实收货币资本金;
  (三)有合格的经营管理和专业人员;
  (四)具有完备的组织章程;
  (五)有固定的经营场所和必要的设施。
  第六条 设立融资租赁公司必须具有符合下列规定的实收货币资本金:
  (一)省融资租赁公司,其实收货币资本金不少于3000万元人民币。如同时经营国际租赁业务的,应另有不低于500万美元的实收外汇资本金。
  (二)市(地)融资租赁公司,其实收货币资本金不少于2000万元人民币。
  (三)中外合资经营的融资租赁公司,其实收货币资本金不少于800万美元, 其中中方出资不得低于50%。外方应承担融通优惠利率贷款的义务,并在合资经营的合同、章程内订明。
  (四)兼营融资租赁业务的金融机构或其他公司,应设立融资租赁专项资金:省兼营融资租赁业务的公司不少于1000万元人民币;市(地)兼营融资租赁业务的公司不少于500万元人民币。
  第七条 设立融资租赁公司必须按照下列审批程序和权限报经批准:
  (一)申请设立省融资租赁公司,须经中国人民银行浙江省分行审查同意,报中国人民银行审核批准。
  (二)申请设立市(地)融资租赁公司,须经中国人民银行市(地)分行审查同意,报中国人民银行浙江省分行审核批准。
  (三)申请设立中外合资经营的融资租赁公司,应向中国人民银行浙江省分行提出申请,报中国人民银行审查批准。
  (四)兼营融资租赁业务的金融机构或其他公司,经中国人民银行浙江省分行批准,可以设立单独核算的融资租赁部。融资租赁部可以享受融资租赁公司的各项优惠政策。
  (五)融资租赁公司申请变更资本金以及经营场址、经营范围的,须报经原审批机关批准。
  第八条 申请设立融资租赁公司,须向审批机关提交下列资料:
  (一)设立融资租赁公司的申请报告;
  (二)设立融资租赁公司的可行性研究报告;
  (三)组织章程,其内容包括公司名称、性质、经营宗旨、注册资本金数额、业务范围和种类、经营方式、组织机构、固定经营场址等事项;
  (四)验资证明;
  (五)公司负责人名单和简历;
  (六)审批机关需要提供的其他有关资料。
  第九条 融资租赁公司在审批机关批准后三十日内,按规定向所在地工商行政管理机关申请登记,领取营业执照。并在开业之日起三十天内向税务机关办理税务登记。
  第十条 凡经批准经营国际租赁业务的融资租赁公司,应当按规定向国家对外经济贸易主管部门申请融资租赁业务的进出口经营权,向国家外汇管理部门申领《经营外汇业务许可证》。
  第十一条 未经审批机关批准,任何单位和个人,不得设立融资租赁公司,经营融资租赁业务。对擅自设立融资租赁公司、经营融资租赁业务的,由中国人民银行浙江省分行、工商行政管理机关依法查处。

  第三章 融资租赁公司的经营范围
  第十二条 融资租赁公司经营下列业务:
  (一)办理国内各项融资性租赁业务;
  (二)推荐、代理国外租赁机构、全国性租赁机构的有关融资租赁业务;
  (三)与其他租赁机构联合办理各种租赁业务;
  (四)办理融资租赁项目的有关贷款与投资;
  (五)经批准经营国际租赁业务的公司,可办理进出口融资租赁业务以及与租赁直接相关的外汇业务;
  (六)经人民银行批准的其他业务。

  第四章 融资租赁项目与租赁合同的管理
  第十三条 凡用于工业、交通、农业、商业、旅游、医疗卫生、文教科研等行业的各种动产、不动产及其附属的产权和专有技术均可采用融资租赁方式。国家另有禁止规定的除外。
  第十四条 融资租赁项目属于固定资产投资性质的,应列入各级基本建设和技术改造计划,承租人在向出租人提出融资租赁委托时,应当随附投资项目的计划批件。
  第十五条 经批准的进口设备融资租赁项目,凡以国家外汇和地方留成外汇支付租金的,承租人应向计划和外汇管理部门申请,列入国家或地方的分年用汇计划。用自有外汇及调剂外汇偿还的除外。
  第十六条 融资租赁公司经营进出口设备项目应按国家规定申领进出口商品许可证。
  第十七条 融资租赁合同必须采用书面形式订立,融资租赁合同应具备下列主要内容:
  (一)合同当事人的名称和地址;
  (二)租赁财产的名称、规格、数量和金额;
  (三)租赁财产的用途;
  (四)租赁财产的交付、验收、设置和使用地点;
  (五)租赁期的起止日期;
  (六)租金的金额、支付日期和方式,租金的担保;
  (七)租赁财产的保险,维修、保养的责任以及毁损的处理;
  (八)合同期满对租赁财产的处理;
  (九)违约责任及合同纠纷的处理;
  (十)合同生效条件;
  (十一)当事人商定的其他条款。
  第十八条 融资租赁合同中有关偿付租金和其他费用的保证:
  (一)出租人有权要求承租人落实担保人。
  (二)担保人应监督承租人按时偿付租金或合同中规定的其他款项;在承租人不能按时偿付时,担保人应按合同规定承担偿付责任;担保人履行偿付责任后,有权向承租人追偿所付资金及其利息。
  第十九条 融资租赁合同一经生效,即具有法律约束力,当事人必须全面履行合同规定的义务,任何一方未经对方书面同意,不得擅自变更或解除合同。
  融资租赁合同生效后,出租人与供货人之间签订的购货合同,未经承租人同意不得变更;承租人对生效的购货合同,未经出租人同意不得变更,要求变更或终止合同的应经出租人和供货人协商同意。

  第五章 融资租赁当事人的权利与义务
  第二十条 融资租赁财产的所有权与使用权:
  (一)出租人在融资租赁合同有效期内对融资租赁财产拥有所有权,有权依法采取措施维护其合法权益。
  (二)承租人在融资租赁期内对融资租赁财产享有独占使用权,但以不损害出租人的所有权为限。
  第二十一条 融资租赁财产的交付与保管:
  (一)承租人选定的融资租赁财产可以由供货人直接交付承租人,或按合同约定执行;
  (二)出租人应按合同规定向供货人交付货款,以保证租赁财产的交付使用;
  (三)承租人按合同规定的日期、地点验收租赁财产;
  (四)承租人在租赁期内对租赁财产承担保险、保管、保养维修责任及其费用。合同另有规定的除外。
  第二十二条 租金的收取与偿还:
  (一)出租人出租财产,有权收取租金,以补偿为承租人购买租赁物而支出的货价、利息、税金、保险费和其他费用,并取得合理的利润;
  (二)承租人为取得租赁物的使用权,必须按合同规定如期偿付租金;
  (三)对利用外资和国内外汇贷款引进技术设备的融资租赁项目,承租人应按合同规定以外汇偿还租金。
  第二十三条 转租赁权与租赁债权的转让:
  (一)融资租赁公司可以采取转租赁的方式,开展租赁业务。
  (二)出租人将财产所有权转让给第三人时,租赁合同对财产新的所有人继续有效,不影响承租人根据融资租赁合同规定享有的各种权益。
  (三)承租人因工作需要,可以把租赁物转让给第三人承租使用,但必须事先经得出租人的同意。
  第二十四条 出租人的责任:
  (一)出租人未按购货合同规定交付租赁物或交付的租赁物与合同规定不符时,出租人应按融资租赁合同规定承担违约责任,向承租人赔偿损失;
  (二)出租人在租赁财产有效期内,应保证期租赁财产权益的合法性,排除第三人对租赁财产权益的异议,确保承租人正常享受对租赁财产的使用权。
  第二十五条 承租人的责任:
  (一)承租人违反融资租赁合同规定的保管义务,致使租赁财产损坏与损失的,工未经出租人同意擅自拆卸、改装、抵押、转租、出售租赁财产,出现损害出租人的租赁财物所有权的行为时,承租人有责任使租赁财产恢复原状或按合同规定赔偿损失;
  (二)承租人未按融资租赁合同规定的日期、地点接受租赁财产,致使出租人增加保管、保养、仓储等费用支出时,承租人应承担赔偿责任;
  (三)承租人逾期交纳租金,应按融资租赁合同规定从滞纳之日起每日按租金总额的3‰向出租人支付滞纳金。
  第二十六条 供货人的责任:
  (一)供货人违反购货合同规定,对延迟交付租赁物或交付的租赁物与合同规定的数量、质量、规格不符时,应按购货合同规定承担违约责任,并向购货人赔偿损失;
  (二)如融资租赁合同规定,由出租人向承租人转让购货合同的追索权的,供货人未按购货合同规定交货时,承租人有权直接向供货人索赔,出租人也有义务协助承租人索赔。

  第六章 融资租赁的优惠政策
  第二十七条 融资租赁公司,可按年末租赁余额的1%提取租赁业务风险基金; 金融系统融资租赁经营可按利差收入缴纳营业税。
  第二十八条 融资租赁业务的租金,经财税部门同意,可根据不同租赁物在合同中规定的租赁期限和每期应付租金额,进入生产成本,不再重复提取固定资产折旧基金。
  租赁手续费,最高不超过租赁物总金额的1.5%。
  第二十九条 国际租赁进口的设备,按租赁物的特定用途申请减免关税。
  第三十条 承租企业可在归还银行贷款前优先偿还租金;承租企业租用进口设备,需用外汇支付租金的,可在出口创汇中先偿还租金。

  第七章 附  则
  第三十一条 本规定没有涉及的其它有关融资租赁问题,应按照国家有关规定办理。
  第三十二条 本规定执行中的具体问题由中国人民银行浙江省分行负责解释。
  第三十三条 本规定从发布之日起实施。